Sistem Pengelolahan Data Elektronik dalam sistem informasi akuntansi

sistempengolahandataelektronik

Sistem Pengelolahan Data Elektronik

SISTEM INPUT

sistem Input Berbasis Kertas

    Input ke dalam sistem akuntansi di sebagian sistem akuntansi didasarkan pada dokumen sumber yang diisi secara manual dengan tulisan tangan. Dokumen tersebut dikumpulkan dan dikirim ke operasi computer untuk dicek apakah ada kesalahan dan untuk diproses.

Persiapan dan Pengisian Dokumen Sumber

    Dokumen sumber seperti order penjualan disiapkan secara manual. Kesalahan yang mungkin terjadi pada tahap ini diminimalkan dengan merancang dokumen sumber yang baik dan mudah dipahami.

Pengiriman Dokumen Sumber ke Bagian Pengolahan Data

    Batch control total dan register data yang dikirimkan merupakan pengendalian dasar atas transfer data antara departemen pengguna dengan departemen pengolahan data. Pengguna batch control di keseluruhan pengolahan data input-proses-output merupakan satu hal yang mendasar bagi independensi organisasional.

    Penyerahan data input harus dilengkapi dengan formulir pengendalian dokumen input, seperti gambar di bawah ini.

   Penghitungan dokumen merupakan salah satu bentuk pengendalian batch yang paling sederhana.

Data Entry Setelah dokumen sumber, seperti faktur, diterima oleh Departemen Pengolahan Data, dokumen tersebut secara manual diketikkan menggunakan terminal data atau PC dan kemudian disimpan di dalam disk. Berikutnya, file input akan dicek. Key verification merupakan satu prosedur pengendalian yang berguna untuk mendeteksi kesalahan pengetikan.

Teknik Program Editing Data Pengeditan data bisa jadi diterapkan untuk setiap struktur data karakter, field, record, dan file. Teknik editing yang paling mendasar berperan untuk memastikan bahwa semua field data memuat hanya karakter yang valid.

Check Digit merupakan satu digit ekstra yang ditambahkan pada suatu kode, misal penambahan bit parity ke dalam sebuah byte.

Ilustrasi Editing Data

Completeness check    : Pengecekan untuk memastikan bahwa field yang harus diisi  memang telah diisi, jika belum diisi, tidak akan dapat diproses.

Field format check    : Pengecekan bahwa setiap karakter di dalam sebuah field memiliki tipe data yang benar (alphabet atau numerik).

Field length check    : Pengecekan dalam sebuah field bahwa data yang diinputkan memiliki jumlah karakter tertentu.

Field sign check    : Pengecekan tanda (positif atau negatif) suatu field numerik untuk memastikan data tersebut diisi dengan nilai yang benar.

Limit check    : Nilai suatu field numerik dibandingkan dengan batas atas dan batas bawah nilai data yang telah ditentukan di muka.

Reasonable check    : Nilai suatu field numerik dibandingkan dengan field numerik yang lain di dalam record yang sama.

Valid code check    : Mencocokkan nilai suatu kode dengan file tabel yang memuat nilai kode yang legal.

Check digit    : Validasi kode numerik dengan penggunaan algoritma check digit.

Combination field

Check    : Nilai sebuah field dibandingkan dengan field lain untuk memastikan 
                adanya     validitas.

Internal label check    : Label file internal dibaca untuk memvalidasi karakteristik sebuah file.

Sequence check    : Sebuah field di dalam serangkaian record dicek urutannya (ascending maupun discending).

Record cont check    : Jumlah record di dalam sebuah file dihitung selama pemrosesan data dan dicocokkan dengan pengendalian input.

Hash total check    : Hash total suatu field di dalam sebuah file dihitung selama pemrosesan data dan dicocokkan dengan pengendalian input.

Financial total check    : Financial total suatu field dalam suatu file dihitung selama pemrosesan dan dicocokkan dengan pengendalian input.

Istilah Editing Data yang diilustrasikan di atas merupakan istilah yang lumrah dipakai, tetapi ada kalanya digunakan juga istilah lain untuk menjelaskan satu tipe editing data. Valid code check merupakan salah satu variasi dari table lookup jika filetabel tersebut memuat kode-kode yang valid.

Sistem Input Tanpa Kertas

Dalam system input tanpa kertas,(paperless), sering disebut system input online, transaksi dorekam langsung ke dalam jaringan kokmputer, dan kebutuhan untuk mengetik dokumen sumber dieliminasi. System tenpa kertas menawarkan otomatisasi yang lebih tinggi dibandingkan dengan system berbasis kertas. Salah satu masalah dengan system tanpa kertas adalah hilangnya peluang untuk melakukian pemisahan tugas dan hilangnya jejak audit. Dalm system input berbasis kertas persiapan dokumen sumber dan entry data biasanya dipisahkan, sama seperti yang terjadi dalam system manual. Pada system tanpa kertas, kedua fungsi tersebut dijalankan oleh orang yang sama, atau bahkan tidak ada keterlibatan manusia sama sekali. Hilangnya pengendalian internaldapat dikompensasi dengan menggunakan log transaksi. Log transaksi atau register transaksi dibuat dengan merekam semua input ke dalam file khusus yang secara otomatis memuat tanda (tag) unuk mengidentifikasi transaksi. Taggingn(penandaan) adalah informasi yang terkait dengan audit ditambahkan ke dalam data transaksi semula. Informasi seperti tanggal dan kode otorisasi pengguna dimasukkan untuk memperluas jejak audit yang tersedia . log transaksi berguna untuk membackup dan termasuk sebagai sumber untuk penghitungan control total.

Sistem Input Tanpa Kertas yang Memerlukan Intervensi Manusia

Dalam siste entri data manual online, pengguna secara manual mengetikkan transaksi ke dalam system computer.transaksi di dalam system input tanpa kertas yang melibatkan intervensi manusia biasanya diproses melalui dua fase: (1) input data dan editing data, dan (2) pengiriman data ke system apliksi host

Entri Data dan Editing Data. Program pengeditan data secara utuh pada system input tanpa kertas sering dijalankan pada saat transaksi direkam kedalam system. Sekali transaksi telah diterima oleh system, transaksi akan diproses seera ataupun pada suatu waktu nanti.jika transaksi tersebut masih menunggu untuk diproses, maka tambahan editing dapat dijalankan.

Pengiriman Data Sistem Aplikasi Host. Dalam system tanpa kertas yang terpusat, transaksi biasanya diinputkan langsung ke dalam computer pusat melalui terminal data. Dalam sstem yang terdesentralisasi dan terdistribusi, transaksi mungkin saja dimasukkan ke dalam salah satu computer dan kemudian segera ditransfer ke computer lain untuk dip roses.

System Tanpa Kertas yang Tidak Memerlukan Intervensi Manusia

Salah satu aplikasi yang menggunakan teknologi ini adalah network vending machine (NVM). Pompa bahan bakar POS merupakan salah satu teknologi POS. edngan system ini, pelanggan memasukkan kartu kredit atau kartu ATM kedalam pompa gas. Pompa gas tersebut mengirimkan gas dan perusahaan kartu kredit mengirimkan tagihan secara elektonik.

SISTEM PEMROSESAN

Sistem Pemrosesan Berbasis Kertas

    Dalam system pemrosesan berorientasi batch, trransaksi direkam ke dalam computer secara perkelompok dan diproses secaraperiodik. System ini tepat dikapai jika file tidak perlu diperbaharui segera setelah transaksi terjadi, dan laporan dibutuhkan hanya pada waktu tertentu. Pemrosesan batch dapat dijalankan dengan memperbaharui file yang diakses secara berurutan atau secara acak (langsung atau berindeks). Adapun pendekatan yang deugunakan, yaitu:

1. Pemrosesan Batch dengan Memperbaharui File Berurutan
2. Pemrosesan Batch dengan Memperbaharui File Akses-Acak

Pemrosesan Batch dengan Memperbaharui File Berurutan

Pemrosesan di dalam system ini seperti biasanya mencakup beberapa tahap:

1. Mempersiapkan file transaksi. Pertama, melakukan editing data dan validasi. Kemudian record do dalam file transaksi diurutkan sesuai urutan di dalam master file
2. Memperbaharui master file. Record di dalam file transaksi dan master file (buku pembantu) dibaca satu demi satu, dicocokkan dan dituliskan ke satu master file baru untuk mencerminkan pembaharuan sesuai dengan yang diinginkan. Pada proses ini, master file yang lama dan file transaksi harus disimpan untuk backup. Konsep backup yang sering digunakan adalah son-father-grandfather.
3. Memperbaharui buku besar. Buku besar diperbaharui untuk mencerminkan perubahan di dalam master file.
   Pembuatan laporan memerlukan kaitan antara rekening buku besar dengan laporan yang akan ditampilkan. Proses ini dinamakan line coding. Line Coding adalah langkah procedural yang biasanya dilaksanakan dengan membuat lookup antara file buku besar yang telah diperbaharui dengan file tabel line coding.
4. Membuat laporan buku besar. Membuat neraca saldo laporan-laporan yang lain. Selain laporan keuangan dan jadwal, laporan buku besar akan mencakup kelima item berikut:
   1. Ayat jurnal dalam urutan tertentu
   2. Ayat jurnal dalam rekening umum
   3. Buku besar per nomor rekening
   4. Ringkasan buku besar
   5. Neraca saldo

Pemrosesan Bacth dengan Memperbarui File Akses-Acak

Pembaruan akses-acak tidak memerlukan urutan file transaksi dengan urutan yang sama seperti urutan data di dalam master file, juga tidak perlu membuat file master baru. Setiap record di dalam file transaksi dibaca satu demi satu dan digunakan untuk memperbaharui record terkait di dalam master file. Berikut tahapan yang dijalankan:

• Sebuah record di dalam file transaksi dibaca.
• Kunci record transaksi digunakan untuk mengakses secara acak (dengan menggunakan indeks) record yang terkait di dalam master file.
• Record di dalam master file diperbarui di dalam memori dan kemudian ditulis ulang ke dalam file data.

Tentu saja, backup master file perlu dibuat sebelum pembaruan dimulai dan register transaksi juga mesti dibuat saat pembaruan berlangsung.

Sistem Pemrosesan Tanpa Kertas 

    Pemrosesan Bacth dalam Sistem Pemrosesan Tanpa Kertas

    Pemrosesan Batch dalam sistem tanpa kertas serupa dengan pemrosesan batch dalam sistem berbasis-kertas. Perbedaan utama adalah ayat jurnal diganti dengan ekuivalen elektroniknya, dan buku besar diperbaharui secara otomatis pada saat program batch dijalankan secara periodik. Penbaruan file berurutan maupun akses-acak dapat digunakan.

    Pemrosesan Real-time dalam Sistem Pemrosesan Tanpa Kertas

    Manfaat utama sistem tanpa kertas adalah memungkinkan pemrosesan dijalankan real-time. Sistem real-time online (OLRS) memproses transaksi langsung setelah transaksi diinputkan ke dalam sistem dan dapat langsung menghasilkan output untuk pengguna. Transaksi tidak diakumulasi per kelompok tetapi pada saat mereka diinputkan, transaksi langsung digunakan untuk memperbarui master file dengan menggunakan pembaruan file akses-acak. Pemrosesan transaksi satu per satu dan bukan per kelompok transaksi disebut pemrosesan real-time, langsung, dan segera. Pemrosesan segera saat transaksi diinputkan merupakan karakteristik utama OLRS. Master file selalu baru karena mester file diperbarui segera setelah data transaksi diinputkan. Respons terhadap pertanyaan pengguna dapat segera dijawab karena informasi di dalam file yang dapat diakses secara acak dapat diakses dengan cepat.

    Tipe Pemrosesan pada OLRS

    Ada banyak jenis pemrosesan real-time dalam OLRS. Para pengguna, pada sistem respon/inquiry, tidak meninput data untuk pemrosesan, mereka hanya meminta informasi. Sistem respon/inquiry hanya didesain untuk memberikan respon yang cepat kepada pengguna untuk menyediakan informasi.

    Para pengguna pada sistem entri data, berinteraksi secara aktif dengan data input. Data disimpan oleh OLRS, tetapi diproses secara periodik, sekelompok demi sekelompok. Pengguna pada sistem pemrosesan file juga secara aktif berinteraksi dengan data input, sebagaimana yang mereka lakukan di dalam sistem data entry. Perbedaan sistem pemrosesan file dengan sistem data entry adalah sistem pemrosesan file satu langkah lebih jauh dan langsung memproses data ke dalam master file yang relevan.

    Pada sistem pemrosesan penuh, atau sistem pemrosesan transaksi, pengguna juga berinteraksi secara aktif dengan input. Perbedaan sistem pemrosesan penuh dengan sistem pemrosesan file adalah sistem pemrosesan penuh satu tahap lebih jauh dengan menyelesaikan seluruh transaksi pada saat transaksi diinputkan ke dalam sistem.

    Tingkat Ekonomis OLRS

    Sistem reservasi online, pengendalian persediaan dalam toko eceran dan file rekening konsumen di sebuah bank merupakan contoh sistem yang lazim menerapkan OLRS. Kekuranga OLRS dibandingkan dengan sistem batch adalah biaya penerapan yang sangat tinggi dan operasi sistem yang cukup rumit. OLRS secara khusus lebih sensitif terhadap kesalahan perangkat keras dan perangkat lunak, juga lebih rentan terhadap kesalahan pemrosesan sebagai akibat adanya kesalahan atau kecurangan input data. Tidak berfungsinya perangkat keras dan perangkat lunak pada OLRS akan langsung berpengaruh terhadap pengguna. Transaksi yang tidak benar pada OLRS akan segera diproses dan bisa jadi mengontaminasi banyak file yang diperbaharui pada saat bersamaan. Tambah lagi, dampak dari pemrosesan transaksi yang salah tersebut langsung tersedia bagi pengguna OLRS.

Sistem Penjualan Real-Time 

      Sistem pemjualan real-time menggunakan teknologi informasi kontemporer untuk memaksimumkan kinerja sistem. Dalam sistem penjualan real-time, order penjualan atas item persediaan dibuat atas dasar tarikan permintaan, bukan atas dasar dorongan untuk mengisi level persediaan secara berkala dalam interval waktu tertentu. Barang baru datang pada saat barang tersebut dibutuhkan atau just in time (JIT). Order ke pemasok didasarkan atas penjualan aktual untuk mengisi kembali item persediaan yang terjual.

    Ada tiga teknologi yang memungkinkan terlaksananya sistem penjualan real-time yaitu:

Sistem POS UPC (uniform product code) bar code yang di-scan oleh teknologi POS di kantor checkput suatu took eceran merupakan titik awal dari serangkaian kejadian yang akan berakhir pada saat item yang tepat dengan cepat kembali dimasukkan ke dalam persediaan sehinga persediaan baru tersebut dapat dijual kembali. Sebuah sistem yang mengumpulkan data penjualan eceran dengan cara semacam itu disebut sistem point-of-sale (POS) karena data dikumpulkan pada titik saat penjualan tersebut selesai. Cash register yang diracang khusus disebut terminal point-of-sale. Data dapat dimasukkan secara manual atau secara otomatis melalui penggunaan perangkat khusus, seperti wand dan scanner yang dapat mengenalin UPC barcode.

Teknologi Bar-coding identifikasi input penjualan secara otomatis merupakan satu hal yang esensial bagi sistem real-time; oleh karena itu, barcode yang dapat dibaca oleh mesin dan teknologi scanner menjadi komponen kritis dari sistem penjualan eceran yang real-time. Penggunaan sistem UPC barcode memungkinkan perusahaan mendapatkan manfaat maksimum dari sistem penjualan real-time.

Sistem Pemesanan EDI merupakan pertukaran dokumen bisnis langsung dari komputer ke komputer melalui jaringan komunikasi. Hubungan Edi dengan sistem komputer pengecer dan sistem komputer pemasok memungkinkan terjadinya pembuatan dan pemrosesan order pembelian secara instan sehingga memfasilitasi pengiriman barang yang cepat. Pelasok juga dapat mengirimkan tagihan ke pengecer melaui EDI. Standar EDI publik menyediakan arsitektur untuk pertukaran data dan mengeliminasi proses referensi silang yang mahal dan rentan terhadap kesalahan. EDI juga dapat digunakan untuk mentransmisi data penjualan yang direkam di dalam toko eceran ke pemasok. Katalog yang memuat informasi harga ke pengecer juga dapat digunakan pemasok untuk mengirimkan secara elektronik dengan memanfaatkan EDI.

Pemrosesan Transaksi pada Sistem Penjualan Real-Time

    Urutan pemrosesan pesanan biasanya akan mencakup tujuh langkah: mengirim katalog elektronik ke pelanggan, memperkirakan pesanan penjualan pelanggan, menerima dan menerjemahkan pesanan yang diterima, mengirim surat pemberitahuan bahwa pesanan telah diterima, mengirim informasi pesanan ke gudang atau ke proses produksi, membuat dan mengirim pemberitahuan bahwa barang telah dikirim, dan mengirim barang.

Pertimbangan Khusus Pengendalian Internal

    Ada pengendalian internal tertentu yang terkait dengan sistem penjualan real-time. Pertama, order pelanggan dapat diproses tanpa campur tangan dan otorisasi manusia. Akibatnya, pelanggan dapat membuat sendiri order penjualan karena order penjualan dihasilkan secara otomatis pada saat order pembelian EDI valid diterima oleh sistem. Kedua, pemisahan tugas ala-tradisional benar-benar tidak dapat diterapkan. Komputer menangani transaksi dari awal sampai akhir. Terakhir, banyak dokumen tradisional dieliminasi dalam sistem berbasis-EDI.

SISTEM OUTPUT

    Pengendalian output dirancang untuk mengecek apakah hasil proses merupakan output yang valid dan apakah output didistribusikan dengan benar. Distribusi output harus dikendalikan untuk meminimalkan kemungkinan terjadinya akses ilegal terhadap data rahasia. Distribusi output dikendalikan melalui dokumentasi dan supervisi. Registrasi distribusi output harus disimpan untuk mengendalikan disposisi laporan. Register tersebut, dan dokumentasi yang terkait, harus dikaji ulang secara periodik oleh fungsi internal audit.